Manajemen Informatika

Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang jarang dapat diperkirakan secara tepat, terutama faktor-faktor di luar jangkauannya, tetapi dengan proses intelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekati kebenaran. Hal ini berdasarkan atas pertimbangan bahwa keputusan harus berdasarkan atas maksud/tujuan organisasi, pengetahuan dan perkiraan yang diperhitungkan.

• Tahap 1 :

Menetapkan keadaan saat ini

• Tahap 2 :

Merumuskan keadaan saat ini

• Tahap 3 :

Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Analisa penyusunan recana global terdiri atas:

- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan

- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.

- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi

- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :

1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan

2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

3. Rencana Operasional ( Operational Plan )

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.

- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

1. Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama

3. Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat

5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6. Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

9. Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

Faktor waktu sangat berpengaruh terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu :

1.Diperlukan untuk melaksanakan perencanaan

2.Diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan, diperlukan untuk

3.mendapatkan data dan menghitung semua kemungkinan

4.Jumlah atau rentangan waktu yang akan dicakup dalam rencana harus

dipertimbangkan.

Perencanaan Hal terpenting dalam perencanaan adalah “ Membuat tujuan “.

Alasan mengapa manajer ragu atau gagal dalam menetapkan tujuan dan membuat rencana untuk organisasi/satuan kerja adalah :

•Kurang pengetahuan tentang organisasi

•Kurang pengetahuan tentang lingkungan

•Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

•Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

•Biaya

•Takut gagal

•Kurang percaya diri

•Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternative.

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan,yaitu :

Tujuan pertama adalah, untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah, untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah, untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah, untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studimen.

Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.

MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.

MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :

• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.

• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.

• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.

Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.

Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana dicapai melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan bersama dan terintegrasi.

Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.

• Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.

• Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.

• Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra ) melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan

Penilaian Kinerja diukur dengan : Efesiensi, Efektivitas, Kemanfaatan program dan keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.

Apa yang akan di kerjakan ? ( What ), tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan agar tercapainya sasaran.

• Dimana kegiatan akan dilakukan ? ( Where ), perlu dipertimbangkan tempat pelaksanaan kegiatan yang dapat mendukung kegiatan perencanaan tersebut.

• Kapan waktu yang tepat untuk melaksanakannya ? ( When ), dimana kemampuan untuk mengatur, memilih dan memanfaatkan waktu yang tepat untuk melaksanakan rencana dan eksekusi rencana tersebut.

• Bagaimana, rencana tersebut dilaksanakan ? ( How ), dengan metoda apa pelaksanaan rencana ini akan di eksekusi.

• Siapa yang menjadi sasaran ? ( Who ), menentukan siapa sasaran dan siapa orang yang berkompeten untuk melaksanakan rencana tersebut.

• Mengapa ini dilakukan ? ( Why ), merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan What, Where, When, How dan Who. Berusaha melihat, apakah rencana-rencana tersbut apakah memiliki kelemahan.

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.

•Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

•Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

•Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

Proses Pembuatan Keputusan

•pemahaman dan perumusan masalah

manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

•pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan

menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

www.jazulinugroho.co.cc

http://ekonomi.kompasiana.com

d_ikasari.staff.gunadarma.ac.id

Wikipedia

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_11185/title_proses-pembuatan-keputusan/