Manajemen Informatika

Organisasi merupakan naungan dimana sumber daya, kerjasama antar sumber daya diorientasikan melalui mekanisme tertentu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Mekanisme agar kerjasama antar sumber daya mencapai efektifitas dan efisiensi itulah yang disebut pengorganisasian. Dengan demikian, organisasi ialah wadah atau tempat dimana pengorganisasian dilakukan. Wadah dimaksudkan secara luas,yaitu, titik sama yang memasukan berbagai individu ke dalam kesatuan. Tanpa organisasi tidak mungkin ada pengorganisasian, pengorganisasian ada di dalam organisasi.

•Pembagian kerja yang harus dilakukan dan menugaskannya pada individu tertentu, kelompok-kelompok dan departemen.

•Pembagian aktivitas menurut level kekuasaan dan tanggungjawab.

•Pembagian/pengelompokkan tugas menurut tipe dan jenis yang berbeda-beda.

•Penggunaan mekanisme koordinasi kegiatan individu dan kelompok.

•Pengaturan hubungan kerja antara anggota organisasi.

Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerja sama

dan tujuan bersama. Terdapat 5 cara seseorang menjadi anggota kelompok

formal (Filley et al., 1976 dalam Puxty,1990 : 183), yakni

1.Karena ditunjuk oleh pimpinan.

2.Dipilih oleh kelompok.

3.Dipilih oleh perwakilan dari luar kelompok.

4.Alasan sebagai volunteer (sukarela).

5.Karena ex-officio suatu jabatan dalam kelembagaan.

Para ilmuan sejak lama menyadari bahwa adanya teori-teori dari berbagai disiplin ilmu yang berbeda memunculkan pertanyaan, perbedaan pandangan suatu masalah, dan isu organisasi. Walaupun demikian, fenomena ini justru membantu para ilmuan untuk memberikan sejumlah jawaban terhadap 1 (satu) persoalan yang sama. Dengan berpegang kepada sejumlah teori dan konsep, kita dapat menghadirkan berbagai pandangan (perspectives) untuk mengkaji isu, masalah, dan pertanyaan yang sama tentang organisasi (Champoux, 2003).

Perkembangan teori-teori organisasi dapat dilihat dan dikaji sejak tahun-tahun pertama abad keduapuluh yang secara garis besar dapat diikhtisarkan menjadi 4 (empat) kelompok besar yakni classic, behavioural, system, dan contingency.

Pada mulanya teori administrasi/manajemen atau organisasi telah dirancang secara tradisional/klasik, Terdapat 3 (tiga) kategori pokok pendekatan klasik ini: scientific management; (2) administrative management:dan (3) the bureaucratic model of or¬ganization (Beach, 1980: 133).

Pendiri gerakan manajemen ilmiah ini adalah Frederick W. Taylor (1856-1915), seorang Insinyur dan ahli manajemen Amerika. Dia tidak menciptakan teori umum mengenai organisasi; namun hanya mengusulkan sejumlah teknik dan filsafat yang diturunkan dari pengalamannya yang lebih luas di bidang manajemen dan konsultan. Dia menaruh perhatian pada manajemen pabrik dan efisiensi dan memperkenalkan konsep dan teknik analisa/studi jabatan, analisa waktu, standarisasi jabatan, specialisasi tugas, penentuan keseimbangan kerja, seleksi pegawai secara teliti, teknik pelatihan staf, dan kompensasi berupa insentif gaji untuk membantu mencapai hasil kerja yang lebih tinggi.Taylor memindahkan tanggungjawab kegiatan perencanaan yang semula ditangani para pekerja (bawahan) diserahkan kepada seorang spesialis manajemen. Dia juga memperkenalkan sistem pengelolaan pabrik yang disebut dengan functional foremanship (kepengawasan fungsional yang dilakukan para mandor). Meskipun tidak ber¬tahan lama, sistem ini merupakan pembuka jalan ke arah perluasan Perecanaan staf dan sistem pengawasan di pabrik-pabrik.

Secara umum, kita memandang bahwa gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori Taylor diarahkan pada pencapaian produktivitas kerja yang tinggi, keuntungan yang lebih besar, biaya murah, dan sistem pengawasan mesin-manusia yang lebih efektif

Kalau scientific management memfokuskan perhatiannya pada organisasi dari level manajemen bawahan (shop management), maka para teoritisi manajemen administratif memandang organisasi dari puncak (from the top-down). Para pemuka manajemen administratif ini antara lain adalah: Henri Fayol, seorang Industrialis Perancis; L. Gulick, spesialis administrasi publik dan akademisian; Lyndall Urwick, seororang teoritisi dan Konsultan Inggris; James D. Mooney dan Alan C Reiley, pimpinan dari General Motor, Amerika (Burhanuddin, 1994).

Para teoritisi manajemen adminisitratif tersebut menguman¬dangkan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen secara umum. Meskipun prinsip-prinsip yang mereka kemukakan berbeda satu sama lain, namun pada umumnya mereka mempunyai kesatuan proposisi sebagai berikut :

1) Spesialisasi fungsi dan pembagian kerja penting bagi efisiensi.

2) Tanggung jawab dan kekuasaan supervisor dan manajer harus

dilukiskan secara jelas. Di sana harus terdapat garis kekuasaan secara

jelas, dari atas ke bawah. Kekuasaan harus mengalir dari atas ke

bawah, melalui struktur organisasi yang ada. Tanggung jawab harus

sepadan dengan kekuasaan. Setiap anggota organisasi hanya memiliki

satu pimpinan atau komando (unity of command).

3) Koordinasi fungsi dan anggota kelompok harus dilakukan oleh manajer

di setiap unit.

4) Segala perintah, informasi dan pengaduan-pengaduan harus disalurkan

melalui garis kekuasaan yang sudah ditetapkan.

5) Jumlah bawahan yang harus diawasi oleh seorang supervisor dibatasi

antara 5 atau 6 orang. Namun belakangan formulasi demikian tidak

begitu diterima, dan diperluas dengan batasan jumlah orang-orang

yang diawasi sesuai dengan situasi atau kompleksitas kerja atau

faktor-faktor lain.

6) Pertama-tama, rancanglah organisasi dan tugas-tugas kemudian

temukanlah orang-orang yang dapat menangani tugas-tugas yang

telah dirumuskan tersebut. Janganlah membentuk pekerjaan (job)

untuk dicocokkan pada kemampuan dan minat individual.

Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja (division of labor ). Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Bagan Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi organisasi dan menunjukan hubungan diantaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi :

1.Pembagian kerja

2.Manajer dan bawahan atau rantai perintah

3.Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.Tingkatan manajemen

•Bentuk pyramid, bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah di mengerti.

•Bentuk vertical, bentuk yang agak menyerupai bentuk pyramid dalam hal perlimpahan kekuasaan dan atas ke bawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.

•Bentuk horizontal, bagan ini di gambarkan secara mendatar , aliran wewenang dan tanggung jawab di gambarkan dari kiri kekenan.

•Bentuk lingkaran, bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

departemen fungsional adalah pengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan efesiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit.

departemen divisional adalah pembagian divisi atas dasar , produk, wilayah langganan, dan proses. Kebaikan departemen divisional adalah pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi, kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat. Kelemahannya adalah kepentingan divisi ditempatkan di atas tujuan organisasi keseluruhan, meningkatkan biaya administrasi (karena setiap divisi mempunyai anggota staff dan spesialis tersendiri).

bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementasilasi campuran (hybrid design).kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas. Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut :

•Memaksimumkan efesiensi pengguna meanajer-manajer fungsional

•Mengembangkan keterampilan pegawai

•Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan.

•Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas

•Menstimulasi kerjasama antar di siplin.

•Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

•Pertanggung jawaban ganda

•Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal

•Memerlukan lebih banyak keterampilan

•Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan

•Sangat mahal untuk di implementasikan

thanks to SUMBER :

( Sumber : Bpk Fatah Munzali, Kasie Manajemen SMK )

(pksm.mercubuana.ac.id/new/elearning)

(browsing di internet)