Manajemen Informatika

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.

Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.

Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

(a) penetapan standar pelaksanaan

(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan

(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Penjelasan:

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

1.Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

2.Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

3.Pengawasan pendahuluan modal

4.Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

1.Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

2.Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

1.Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

2.Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

3.Pengawasan Kualitas (Quality Control)

4.Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang

digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum

yaitu :

a. standar phisik

b. standar moneter

c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l

laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya

mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan

bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Perancangan Proses Pengawasan

H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1) Merumuskan hasil yang di inginkan

Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2) Menetapkan penunjuk hasil

Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

• Pengukuran input

• Hasil pada tahap awal

• Gejala yang dihadapi

• Kondisi perubahan yang diasumsikan

3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil

Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

• Transaksi keuangan

• Analisis laporan keuangan

• Manajemen kas

• Pengelolaan Biaya

• Hubungan manajer dan bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

• Operasi-operasi produktif

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1. Manajemen Pengecualian

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2. Manajemen Informatika

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

1. Tahap survei pendahulua n dan perumusan masalah

2. Tahap desain konseptual

3. Tahap desain terperinci

4. Tahap implementasi akhir

1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perencanaan

2. Mempertimbangakn secara hati-hati biaya system

3. Memerlukan informasi yang relevan dan terseleksi

4. Adanya pengujian pendahuluan

5. Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

2. Tepat waktu dalam pemakaiannya

3. Menekan biaya secara efektif

4. System yang digunakan harus tepat dan akurat

5. Dapat diterima oleh yang besangkutan

3. Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4. Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap perancangan dari MIS yaitu :

1. survai pendahuluan dan perumusan masalah

2. desain konsepsual

3. desain terperinci

4. implementasi akhir

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :

1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan

2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem

3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

4. Adanya pengujian pendahuluan

5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator da pemakai sistem.

Kriteria utama MIS efektif yaitu :

1. pengawasan terhadap kegiatan yang benar

2. tepat waktu dalam pemakaiannya

3. menekan biaya secara efektif

4. sistem yang digunakan harus tepat dan akurat

5. dapat diterima oleh yang bersangkutan

SUMBER ;

http://tips-belajar-internet.blogspot.com

http://myth90.blogspot.com/2010_01_01_archive.html

http://makalah-kampus.blogspot.com/2008/10/makalah-manajemen-tentang-dasar-dan.html

http://jajusuf.blogspot.com