ORGANISASI SUATU PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perkembangan Perusahaan
MediaTama Informatika Computer Yogyakarta didirikan dan diselenggarakan oleh Yayasan kelompok Senang Sukses Jakarta dan Yayasan Mataram Indah Yogyakarta dengan akte notaris No. 813 tanggal 62 Agustus 1995 dihadapan Tn. Ardyansah Harahap, SH notaris di Yogyakarta, yang berkantor pusat di Jl. Garuda No. 1001 telp. 545455 Yogyakarta.
MediaTama Informatika Computer Yogyakarta didirikan dan diselenggarakan oleh Yayasan kelompok Senang Sukses Jakarta dan Yayasan Mataram Indah Yogyakarta dengan akte notaris No. 813 tanggal 62 Agustus 1995 dihadapan Tn. Ardyansah Harahap, SH notaris di Yogyakarta, yang berkantor pusat di Jl. Garuda No. 1001 telp. 545455 Yogyakarta.
Sedangkan ijin teknis pelaksanaannya adalah atas dasar rekomendasi Kanwil Depsos DIY No. Xxx /123/Lotus dan Departemen Tenaga Kerja No. Yyy/2000/Visio.
Dalam realisasi tujuan dan dasar dari kegiatan lembaga MIC Yogyakarta adalah ikut enciptakan sumber daya manusia yang berkwalitas secara merata khususnya dibidang komputer.
Berhubung direktur perusahaan tersebut mampu dalam mengelola perusahaan ini dengan cermat, yaitu dengan tetap memperhatikan pelayanan dan mutu dari instruktur-instruktur yang ada sehingga lulusan dari MIC ini dapat diandalkan dalam dunia kerja membawa popularitas terhadap MIC sendiri di kalangan masyarakat khususnya di Yogyakarta.
Sehingga perkembangan yang pesat terhadap banyaknya peminat “MIC” ini mengakibatkan banyaknya permasalahan yang timbul pada Administrasi Pendidikan pada perusahaan tersebut, sehingga kebutuhan yang mendesak secepat mungkin adalah perombakan sistem komputerisasi yang lama menjadi komputerisasi sistem yang baru yang dapat menjawab tantangan-tantangan dari perkembangan yang ada seiring dengan laju perusahaan tersebut.
2.2 Kedudukan Sosial di Masyarakat
Sebagai lembaga pendidikan yang bergerak di bidang komputer yang berada dibawah naungan Departemen Tenaga Kerja dan surat Rekomendasi Kepala Kantor Wilayah Departemen Sosial Daerah Istimewa Yogyakarta yang diharapkan mampu mempersiapkan tenaga-tenaga yang siap pakai dalam upaya mengantisipasi perkembangan teknologi yang pesat dewasa ini. Juga untuk membantu masyarakat yang kurang mampu untuk dapat mengikuti pendidikan seperti yang laiinya.
Gambar 2.1. Denah Perusahaan
2.4 Struktur Organisasi
Deskripsi Jabatan
1. 1. Yayasan Mataram Indah dan Yayasan Pendidikan Kelompok Senang Sukses
Pendiri dan Penyelenggara Lembaga MediaTama Informatika Computer Yogyakarta
2 2. Direktur
Ø Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.
Ø Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.
Ø Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggung jawabannya.
Ø Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.
Ø Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.
Ø Sebagai pimpinan dari perusahaan MediaTama Informatika Computer Yogyakarta.
3. 3. Manajer Pendidikan.
Ø Menetapkan Prosedur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh direktur untuk bagian Pendidikan.
Ø Mengelola secara Operasional proses Pendidikan.
3. 4. Manajer Administrasi.
Ø Menetapkan Prosedur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh direktur untuk bagian administrasi umum dan akademis.
Ø Mengelola secara Administratif pendidikan pada Lembaga tersebut.
3. 5. Manajer Pemasaran.
Ø Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien
Ø Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.
Ø Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.
3. 6. Manajer Keuangan
Ø Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.
Ø Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan
Ø Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya
Ø Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan
Ø Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan
Ø Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan.
3. 7. Bagian Instruktur.
Ø Bertanggungjawab memberikan pengajaran terhadap para siswa
Ø Bertanggungjawab memberikan daftar hasil nilai kepada bagian Administratif bidang akademis.
Ø Membuat standar pengajaran mengenai materi kepada peserta kursus.
3. 8. Bidang administrasi Umum
Ø Menetapkan prosedur dan mengelola bagian administrasi yang menyangkut, masalah umum, dan hubungan keluar perusahaan, dll.
Ø Memberikan laporan-laporan kepada manajer Administrasi.
3. 9. Bidang administrasi Akademis.
Ø Menetapkan prosedur mengenai kegiatan akademis, misalnya yang menyangkut peserta kursus seputar layanan pendaftaran, dan fasilitas oparasional yaitu jadwal, waktu, sertifikat, dll
Ø Memberikan laporan juga mengenai kerja dalam aktifitas pendidikan kepada manajer administrasi.
3. 10. Bidang Informasi
Ø Menetapkan prosedur tata cara memperkenalkan perusahaan tersebut
Ø Menetapkan standart kegiatan guna menyebarluaskan informasi mengenai perusahaan tersebut.
Ø Membuat laporan mengenai berbagai hal mengenai periklanan dan upaya peningkatan usaha perusahaan tersebut.
2.5 Spesifikasi Program / Aliran Dokumen
Proyek yang akan dikembangkan oleh MIC adalah program komputer yang bisa menangani pendaftaran peserta kursus, administrasi nilai, administrasi sertifikat, penjadwalan daftar paket yang ditawarkan dan ruangan yang akan dipakai dalam proses belajar-mengajar, serta memberikan informasi berupa laporan instruktur, paket yang ditawarkan serta presensi.
Proyek yang akan dikembangkan oleh MIC adalah program komputer yang bisa menangani pendaftaran peserta kursus, administrasi nilai, administrasi sertifikat, penjadwalan daftar paket yang ditawarkan dan ruangan yang akan dipakai dalam proses belajar-mengajar, serta memberikan informasi berupa laporan instruktur, paket yang ditawarkan serta presensi.
Proses kegiatan secara garis besar dapat digambarkan sbb :
Gambar 2.3. Bagan Prosedur Pada MIC
Penjelasan mengenai prosedur-prosedur tersebut diatas adalah sebagai berikut :
Prosedur pendaftaran terjadi pada saat konsumen atau calon peserta kursus ingin mendaftarkan diri menjadi peserta kursus dari paket yang ditawarkan oleh perusahaan atau Lembaga Pendidikan tersebut.
Prosedur pendaftaran adalah sebagai berikut :
- Calon peserta mendatangi atau menelepon pihak perusahaan
- Peserta mengisi formulir pendaftaran.
- Petugas administrasi memeriksa kelengkapan dan kebenaran data yang diisi oleh peserta.
- Calon peserta menyelesaikan urusan administrasi, berupa pembayaran yang dapat berupa uang muka atau keseluruan biaya kursus dari paket yang ingin diikuti.
- Petugas administrasi membuatkan kwitansi yang berfungsi sebagai tanda peserta kursus, tanggal mulai kursus, paket yang diikuti untuk kursus, biaya yang sudah dilunasi.
¨ Prosedur penentuan paket kursus yang dibuka
Prosedur penentuan paket kursus, dilakukan oleh pihak perusahaan, disesuaikan dengan kapasitas kelas, pertimbangan banyaknya peminat berdasarkan hasil analisis dari periode sebelumnya, kesanggupan pengajaran, dan faktor lainya.
Prosedur penentuan paket kursus yang akan dibuka adalah sebagai berikut :
Prosedur penentuan paket kursus yang akan dibuka adalah sebagai berikut :
- Direktur pendidikan menganalisa banyaknya peminat pada paket-paket kursus tertentu
- Beberapa waktu atau hari sebelum periode yang akan diadakan, direktur pendidikan menentukan perkiraan paket yang akan dibuka
- Perkiraan tersebut diserahkan kepada bagian administrasi, yang digunakan sebagai patokan penerimaan peserta kursus.
Prosedur pengambilan sertifikat kursus
Setelah selesai menempuh 1 paket pendidikan yang diadakan, peserta akan mengikuti ujian dan mendapatkan sertifikat sebagai tanda tamat belajar.Adapun prosedur pengambilan sertifikat :
- Pengajar memberikan daftar nilai kepada administrasi.
- Petugas administrasi membuat sertifikat sesuai dengan daftar nilai.
- Sertifikat ditandatangani oleh pengajar dan direktur pendidikan.
- Peserta menyerahkan kwitansi dan foto 3X4 kepada bagian administrasi.
- Petugas administrasi mendapatkan sertifikat tersebut.
- Peserta mendapatkan sertifikatnya.
2.6 Alternatif Komputerisasi Desain system
2.6.1 Alternatif desain pertama
Gambar 2.4. Alternatif desain sistem Pertama
¨ Penjelasan altrnatif yang pertama
Alternatif desain ini mengkomputerisasi sistem pendaftaran peserta kursus, dan pembayaran biaya kursus serta melihat paket-paket yang ditawarkan oleh pihak perusahaan yang dilakukan secara langsung oleh peserta kursus dan memberikan data-data atau informasi peserta kursus kepada bagian administrasi dan setelah itu bagian administrasi mengecek ulang atau memeriksa informasi tersebut dan memberikan sistem informasi peserta kursus tersebut secara komputerisasikepada Direktur pendidikan, bagian administrasi, bagian teknis.
2.6.2 Alternatif desain Kedua
Alternatif ini tidak mengkomputerisasi bagian dari pendaftran, pembayaran, dan paket-paket yang ada pada perusahaan tersebut. Tetapi modul-modul tersebut dikomputerisasi untuk bagian administrasi , dan dibuat sistem informasi peserta kursus atau administrasi pendidikan di lembaga tersebut berbasis komputer untuk mengolah informasi atau data yang ada agar dapat dikrim atau diketahui oleh Direktur pendidikan, bagian administrasi dan bagian teknis.
Dalam pemilihan alternatif desain sistem ini maka perusahaan memilih alternatif kedua yaitu berorientasi kepada pemecahan masalah atau (Problem Orientation) yang sesuai dengan masalah-masalah yang timbul pada perusahaan tersebut. Adapun masalah-masalah yang timbul pada perusahaan tersebut yang mendukung untuk pemilihan alternatif desain sistem yang kedua ini adalah dijelaskan pada ( bagian 2.7 )
2.7. Detail Permasalahan sehingga membutuhkan komputerisasi
¨ Masalah terhadap kesalahan Input yang sering terjadi.
Sering terjadi kesalahan dalam hal pemasukan data calon peserta baik itu nama, alamat, nomor peserta, nilai, paket dll sehingga dapat mengakibatkan pemborosan waktu dan tidak efisiennya kerja dari bagian administrasi, maka untuk hal inilah dibutuhkan sistem komputerisasi pada perusahaan tersebut yang nantinya akan dilengkapi dengan fasilitas error prevention (pencegahan kesalahan), Error Correction (Pengoreksian kesalahan)
Error prevention adalah : Layar input dapat dirancang sedemikian rupa sehingga data tertentu yang ditampilkan tidak dapat diubah dengan sembarangan oleh pemakai. Pemakai tidak dapat menggerakkan kursor kelokasi tersebut. field data seperti itu dikatakan mempunyai Protected format ( format terproteksi)
Error Correction adalah kontrol kesalahan yang disertai dengan edit command ( perintah edit ), yang dapat digunakan pemakai untuk mengoreksi kesalah. Kursor digerakkan keposisi yang salah dan karakter dapat dimasukkan, dihapus, atau diubah tanpa memasukkan seluruh entry.
¨ Masalah terhadap pengelolahan data informasi yang kurang baik
Rentannya masalah dalam pengelolahan data informasi pada perusahaan ini adalah sangat perlu untuk diperhatikan, dengan pemakaian sistem yang lama pengelolahan data informasi menjadi sorotan yang utama karena tidak memiliki pengorganisasian untuk meningkatkan nilai informasi yang lebih baik. Maka dengan dibuatnya sistem informasi berbasis komputer dalam menangani pengelolahan data informasi ini mencakup aktifitas untuk perbaikan pengorganisasian informasi yaitu dengan :
1. Pengumpulan data. Data yang diperlukan dan dicatat pada sebuah form yang disebut dokumen sumber yang berperan sebagai input terhadap sistem. Sebagai contoh data yang menerangkan untuk pendaftaran calon peserta dimasukkan kedalam form formulir pendaftaran dan data untuk nilai dimasukkan kedalam form nilai.
2. Verifikasi. Data diedit dalam beberapa cara untuk memverifikasi keakuratannya. Mungkin operator entry data secara visual memverifikasi data seperti yang tertampil dilayar. Kesalahan yang ada dikoreksi pada waktu itu.
3. Penyimpanan. Data disimpan berdasar pada fasilitas informasi form yang ada.
4. Pengorganisasian. Data dapat disusun dalam berbagai urutan untuk meningkatkan nilai informasinya.
5. Pemanggilan. Data dibuat agar dapat digunakan oleh pemakai yang berhak.
¨ Masalah terhadap pemborosan dalam penggunaaan sumber lain ( manusia, uang, materi, dan mesin )
1. Komputer dapat juga memberikan fasilitas terhadap penghindaran biaya (cost avoidance), yaitu tidak menambah karyawan ketika volume bisnis meningkat. Komputer dapat menangani volume yang lebih tinggi. Filsafat penghindaran biaya masih digunakan dalam menetapkan porsi pemrosesan data.
2. Perusahaan dapat juga melakukan penetapan biaya komputerisasi. Ada dua hal yang utama yang masih dapat dilakukan. Yang pertama, komputer dapat memungkinkan terjadinya Reduced inventory investment (pengurangan investasi inventarisasi) dan kedua increased productivity (peningkatan produktifitas) yaitu dengan minimnya kesalahan-kesalahan administrasi yang terjadi dan efektifnya personel atau karyawan pada perusahaan tersebut bekerja.
SUMBER :
