MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)
PENGERTIAN
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.
BERBAGAI PANDANGAN TENTANG IRM
Manajemen Sumber Daya Informasi Amerika ilmuwan Horton (FWHorton) danMarchand (DAMarchand), yang adalah pendiri teori IRM, para peneliti dan praktisiyang paling berwibawa. IRM risalah mereka tentang banyak hal utamanya adalah:
1.Sumber Daya Informasi (InformationResources) dan manusia, material,keuangan dan sumber daya alam sebagai sumber daya penting untuksemua bisnis, jadi harus sumber daya lain seperti manajemen, sumber dayamanajemen informasi. IRM adalah bagian penting dari manajemenperusahaan, manajemen perusahaan harus disertakan dalam anggaran.
2.IRM, termasuk manajemen data sumber daya dan manajemen informasipengolahan. Yang pertama menekankan kontrol data, yang berkaitandengan manajemen perusahaan dalam kondisi tertentu, bagaimana untukmendapatkan dan memproses informasi, dan menekankan pentingnyasumber daya informasi perusahaan.
3. IRM adalah fungsi manajemen baru perusahaan untuk menghasilkan fungsibaru ini dimotivasi oleh perkembangan informasi dan dokumentasi, danteratur pada semua tingkat manajemen untuk memperoleh informasi dan memproses informasi dengan cepat dan mudah kebutuhan mendesak.
4. tujuan IRM adalah untuk meningkatkan kondisi dinamis dan statisberhubungan dengan informasi internal dan eksternal kebutuhan untukmeningkatkan efektivitas manajemen. mengejar IRM dari "3E" - Efisien,Efektif dan ekonomis, yang efisien, efektif dan ekonomi; "3E" dekathubungan antara kendala bersama.
5. tahap pengembangan IRM's. 20 abad 90an, IRM dapat dibagi ke dalamperkembangan fisik kendali, manajemen teknologi otomatis, manajemensumber daya informasi dan pengetahuan manajemen dalam empat tahap.Setiap tahap perkembangan, dapat menjadi kekuatan pendorong, tujuanstrategis, teknologi dasar, manajemen, status organisasi dan faktor-faktorlainnya dibandingkan.
INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama dari perusahaan adalah menghasilkan keuntungan dan memelihara operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Dengan cara memfokuskan para pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
PERENCANAAN STARTEGIS UNTUK SUMBER INFORMASI
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan datang dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan komputer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secara bertahap.
Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan Top Down :
a) .BSP IBM (Business System Planning)merupakan Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
b) .CSF (Critical Success Factor), merupakan Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
c) .Transformasi susunan strategis, merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
MANAJEMEN DAN STRATEGI END USER COMPUTING
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Selain itu juga ada yang mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:
a) .End-User Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
b) .User Tingkatan Perintah, yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, selain itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.
c) .Progemmer End-User, yaitu pemakaian (user) yang dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.
d) .Personel Pendukung Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
e) .Personel Pendukung Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
f) .Programmer DP, merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:
- User tingatan perintah
- Pemrograman end-user
- Personel pendukung fungsional
KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.
